Onze sportclub bestaat komende maand 50 jaar. Dit laten we natuurlijk niet onopgemerkt aan ons voorbij gaan, tijd voor een feestje! Al maanden zijn we bezig met het voorbereiden van al het spektakel. We gaan groots uitpakken met allerlei activiteiten voor jong en oud. Wil jij binnenkort ook een evenement organiseren? In deze blog vertel ik je meer over hoe je dat doet.
1. Verdeel de taken en kies je team
We zijn met een team van 20 mensen aan het jubileum aan het werken. Ikzelf ben de voorzitter van de programma-commissie, en daarnaast bestaat er ook een sponsoring/financiële-commissie. Zo hebben we de taken opgedeeld en is het makkelijker om dingen voor elkaar te krijgen. Omdat de aanmeldingen niet echt storm liepen hebben we zelf mensen benaderd waarvan we dachten dat ze een waardevolle bijdrage konden leveren aan het organiseren. Nu loopt alles erg soepel en is al bijna alles rond.
2. Wat wordt het programma?
Als je een dergelijk evenement organiseert wil je natuurlijk dat het voor iedereen leuk is. Hou hier rekening mee bij het bedenken van een programma. Waar worden je leden blij van? Onze sportclub is een middelgrote-club, met 10 teams vol leden van alle leeftijden. Daarom kiezen we voor een divers programma. Voor de jongsten is dat bijvoorbeeld een spelletjesmiddag, voor de ouderen een BBQ met aansluitende borrel.
3. Bedenk ook alternatieven
Als je een plan maakt is het altijd raadzaam om ook een plan B achter de hand te hebben. Want wat nou als het keihard regent op de dag dat jij wilde gaan BBQen? Dan is het snel voorbij met de pret! Om dergelijke pech te voorkomen hebben wij voor alles oplossingen en alternatieven bedacht. Mocht de BBQ niet doorgaan kunnen we terecht bij het plaatselijke pannenkoeken restaurant.
4. Denk aan de aankleding
Geen feestje zonder slingers, en geen evenement zonder aankleding. Een leuke aankleding kan echt sfeerverhogend werken. Daarom is het de moeite waard om hier aandacht aan te besteden. Zelf gaan wij ons evenement opleuken met een springkussen, party-tenten, een foodcourt en gaan we een Vlag kopen. Deze vlag laten we bedrukken in de kleuren van onze club. Verder geven we iedereen een bedrukt t-shirt mee naar huis als aandenken. We hebben voor een t-shirt gekozen omdat mensen hier ook echt iets aan hebben, en dit aan kunnen doen als ze komen trainen. Zo leeft ons jubileum nog langer door dan alleen op de dag zelf.
5. Geniet vooral zelf ook
In de aanloop van een dergelijk evenement kan je soms overvallen worden door stress. Want komt het allemaal wel goed? Moest er niet nog iets geregeld worden? Maar maak je hier niet te druk om. Uiteindelijk loopt het allemaal wel los en zullen je leden het toch wel leuk vinden allemaal.Op het evenement zelf zij zijn toch alleen maar blij dat ze met hun clubgenoten een leuke dag hebben.